A definição chama a atenção para o fato de que qualquer organização é sempre um sistema de duas ou mais pessoas. Sem participação coletiva não se pode falar em organização.
As pessoas desenvolvem suas idéias e as comunicam às partes interessadas, sob a forma de visões, estratégias, planos, programas, projetos e outras manifestações. No estágio seguinte, as palavras transformam-se em iniciativas e ações coletivas, que caracterizam a organização.
Por tudo isso, a Comunicação Organizacional é uma competência essencial que as organizações modernas necessitam dominar, de modo a melhor compartilhar com os públicos interno e externo suas intenções e realizações.
Para entender como as pessoas articulam suas idéias, tomam decisões para implementar ações com o objetivo de aperfeiçoar a configuração, a estrutura e a conjuntura da organização é preciso ter em mente que conhecimentos e informações são representações mentais dos objetos sobre os quais elas têm interesse, sejam estes objetos concretos ou abstratos.
Por isso, a utilização de uma linguagem adequada é indispensável para desenvolver essas representações e colocá-las em comum, isto é, comunicá-las às partes interessadas (os stakeholders), de modo que ações eficazes e eficientes possam ser implementadas a partir das idéias.
Usuários de alto nível da Comunicação Organizacional podem não dispor de tempo nem de treinamento para descobrir a causa do desconforto que eventualmente experimentam, quando lhes são passadas Informações pouco claras. O problema é da Linguagem Organizacional, mas cada usuário tenderá a atribuí-lo a uma possível deficiência de Conhecimento que somente ele próprio possui, e não a uma limitação da organização como um todo. Assim, o desconforto pode provocar ansiedade, que irá potencializar decréscimo de desempenho, este já prejudicado pela baixa qualidade das Informações.
